なぜ手作業を行うのか
事務や営業などの職種に関わらず、入力作業は発生します。
もし、その作業に毎回30分かかっているとしたら、なぜその作業を手作業続けているんでしょうか？
答えは簡単です。
『 仕事に必要だから 』
じゃあ反対に、なぜ、バックオフィス作業を効率化をする必要があるのか？
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの作業を手作業で続けているとこうなります。
● ルールが明確であるのにも関わらず起こる人的な入力ミス
● 入力ミスがないか確認するための確認作業
● その作業に費やす時間
● 費やした時間の人件費
バックオフィスには決められたルールが多くあります。
特に、入力作業や資料作成、リスト管理など、あなたもルールに思い当たる節があるのではないでしょうか？
これらは自動化で削減できることが可能です。
あなた自身や、会社のために働いている従業員の負担も軽減してあげることもできます。
ここまでくると効率化を行わない理由は大きく分けて２つ、
１つは自動化できることを知らない。２つ目は自動化するコストがない。
ここで知って欲しいのは作業効率化は“最大の利益”ということです。
ただ、利益は人によって形は違います。
●自由な時間や、本当にかけたい時間
●あなたのために、会社のために働く大切な人
●あなたの、また会社の利益のお金
あなたが必要な利益のために業務効率化を始めましょう
01＊ビジネス成功の鍵は時間効率
顧客情報や売上など、手作業で管理したり分析したりしていませんか？
もし、その作業に１時間かかっているとしたら…
面倒だと自覚しつつも、ちゃんと管理しないといけない大切なバックオフィス作業。
その作業が自動化できれば、その１時間はまるまる空くことに。
空いた１時間、つまり、週に１回作業をしていれば月に４時間、毎日作業をしていれば月に20時間。
この空いた時間をあなたは何に使いますか？
あなたの人生の時間は限られています。
この時間を有効に使えば利益を生み出す確率は、時間の有効活用は、ビジネスの成功への鍵です！
利益を出したいなら時間効率を見直しましょう。
02＊人材は財産だが人件費は削減
従業員に負担な作業を押し付けていませんか？
自分がやらなければ、他の人ができないと責任感を感じ、負担を持っている人がいればすぐに寄り添ってください。
バックオフィスには明確なルールがあるものが多く、実はその作業を自動化することで、誰でも出来る作業へと変えることができます。
ルールは、優秀なあなたや、優秀な従業員が答えを持っていて、明確化するだけ。 手間のかかる手作業を自動化することで、ミスを減らし、作業時間も短縮することができます。
以前、全国チェーンの小売業者様が実収表を作成をするのに、日々の売上、人件費や経費など全て手作業でまとめ、１ヶ月の利益を毎月締め作業として出していました。
その業務の担当として社員１人を導入していたのですが、Excel作業の自動化を行ったところ、月に１時間の作業に短縮され、社員１人分のコスト削減に成功しました。
結果として、スタッフがより負担なく重要な業務に集中できる環境を整えることが大切です！
03＊初期投資を抑えコスト削減
「システムを使って効率化したいのはやまやまなんです…」
実は、こういったお声はかなり多いです。
たしかに、今の作業を自動化する高額システムはたくさんあります。
でも導入費が100万、200万…1000万以上するシステムも…
その点、Excelやスプレッドシートの自動化だと、効率化したい部分が明確だから低価格で実現できます。
beeplus-isでは、導入したいシステムのExcel類似版なども1/10の価格で導入したことも。
低価格システムを導入することで、初期投資を抑えながらも業務効率を大幅に向上させ、利益を最大化できます。
無駄なシステム導入はやめて、利益をしっかり確保しながらコスト削減を実現しましょう！